A 3 legegyszerűbb módszer, hogy hatékonyabb légy

Ahány ember, annyiféle időgazdálkodás. Ki így, ki úgy csinálja. Van, aki spontán módon alakítja a mindennapokat – hol több, hol kevesebb sikerrel. Mások listákat írnak, határidőnaplóznak időszakosan vagy állandóan, megint mások pedig komplex rendszerekben hisznek. Egyik módszer sem jobb vagy rosszabb. A lényeg az, hogy megtaláld azt a felállást, ami számodra, a te szerepeidben, körülményeidben, életmódodban működőképes, méghozzá hosszú távon, fenntartható módon. Az elképesztően sokféle megközelítés közül kiemelkedik három olyan eszköz, amelyek amellett, hogy végtelenül egyszerűek, átütő hatással bírnak…

Ha most kezdesz bele az időd megzabolázásába, kezdd ezzel a három módszerrel: próbáld ki őket, és ha beválnak, tedd napi rutinná! Ha pedig már megvan a saját rendszered, nézd meg, nem tudnád-e hatékonyabbá tenni ezekkel az eszközökkel? Ugyanis az alábbi eszközöknek van három vitathatatlan előnye:

  • nem igényelnek előkészületet, már ma elkezdheted őket
  • minden rendszerbe, munkakörbe, életstílusba könnyedén beilleszthetők
  • egymással is jól kombinálhatók – ha “csak” ezt a három eszközt használod, már ugrásszerű változásokat érhetsz el az időd, hatékonyságod tekintetében.

Lássuk tehát a három csodamódszert!

A sürgős-fontos mátrix

Vagy másik nevén: Eisenhower-mátrix. A néhai amerikai elnökről elnevezett módszert Stephen Covey hozta be újra a köztudatba. A módszer lényege, hogy minden egyes teendőről eldöntjük: mennyire sürgős és mennyire fontos (fontos: nekünk fontos! a céljaink irányába visz!). Az egyes feladatok így besorolhatók az alábbi ábra valamelyik rubrikájába (kvadránsába – emiatt szokás Q1, Q2…-ként hivatkozni a különböző negyedekre).

Sürgős-fontos (Eisenhower) mátrix

Q1: sürgős és fontos

Közelgő határidők, fontos megbeszélések, megcsúszott munka, tűrhetetlenné váló problémák, mindennapi tűzoltás. Nincs mese, ezeket a feladatokat azonnal meg kell csinálni. Ha túl sok sürgős és fontos feladatod van, hajszoltnak stresszesnek érzed magad, akár a fásultság, kiégés veszélye is fenyegethet. Hosszú távon az a cél, hogy minél kevesebb feladat kerüljön ebbe a kvadránsba, azaz előzd meg azt, hogy a körmödre égjenek a fontos feladatok. Erre megoldás a következő negyed…

Q2: nem sürgős, de fontos

Gondolkodás, tervezés, előkészületek, megelőzés, kapcsolatépítés, fejlődés, karbantartás, egészség, pihenés, kikapcsolódás. Vagyis ez az a kvadráns, ami ténylegesen előre mutat, itt érzed azt, hogy te irányítasz. Minél több időt töltesz itt, annál kevesebb vészhelyzet adódik a későbbiekben, hiszen már azelőtt elkezdesz foglalkozni a feladatokkal és problémákkal, mielőtt égetővé válnának. Fontos tehát, hogy minél több időt tölts ebben a kvadránsban. Azonosítsd azokat a feladatokat, amelyek ide tartoznak, és szakíts rájuk időt mindenáron, hiszen ezek a feladatok jelentik a valódi prioritásaidat.

Q3: sürgős és nem fontos

Állandó megszakítások (pl. munkatársak, telefonhívások, e-mailek, üzenetek), csipcsup teendők, amelyek valaki más szerint talán fontosak, de valójában nem azok. Ha túl sok időt szánsz erre a kvadránsra, könnyen érezheted úgy, hogy elment melletted a nap, és semmi értelmeset nem csináltál. Bár teljesen nem lehet kikerülni ezeket a tevékenységeket, ám tudatos nemet mondással, delegálással, megelőzéssel (telefon kikapcsolása…) és kellő önfegyelemmel vissza lehet szorítani őket. Ha semmiképp nem tudsz megszabadulni egy-egy ilyen feladattól, végezz vele a lehető legrövidebb idő alatt.

Q4: nem sürgős és nem fontos

Hosszas vagy értelmetlen beszélgetések és meetingek, fölösleges adminisztráció, közösségi média, TV, net, halogatás, perfekcionizmus. Összefoglaló nevükön: időrablók. Ha túl sok időd megy el ezekre a tevékenységekre, könnyedén megcsúszhatsz a többi teendőddel, így a munka vagy a pihenés rovására megy. Az eredmény stressz, fáradtság, elégedetlenség… Az időrabló tevékenységek egy (kis) része ésszel használva rendben van – nincs semmi baj azzal, ha kikapcsolódásképpen megnézed az esti sorozatot vagy átpörgeted a Facebookot (hacsak nem tart 2 óráig a “10 perc”). A kulcs a tudatosság.

Nyeld le a békát!

Ha hajlamos vagy a halogatásra, ezt a módszert neked találták ki. A szabály mindössze annyi, hogy mielőbb ess át a fontos / nehéz / kellemetlen feladataidon – azaz mielőbb nyeld le a békákat. Az elgondolást Brian Tracy tette népszerűvé a hasonló című könyvében, ám a békás hasonlat nem sajátja, hanem Mark Twaintől kölcsönözte, aki szerint ha reggel megeszel egy élő békát, annál rosszabb már nem történhet veled aznap.

Nyeld le a békát!

Gyakorlati megvalósítását tekintve nem különösebben komplikált a módszer. Válaszd ki azt a (legfeljebb) három feladatot, amelyek igazán fontosak a céljaid szempontjából. Ezeket írd a teendőlistád tetejére, karikázd be pirossal, tegyél mellé nagy felkiáltójeleket – azaz tedd egyértelművé, hogy ezek a mai békáid. Majd vágj bele! Kezdd a napod a legfontosabb feladataiddal, és mindaddig dolgozz rajtuk, amíg be nem fejezed őket! Utána jöhet minden más. S hogy miért jó ez?

  • A legtöbb ember a nap első felében a legaktívabb. Fordítsd a frissességedet, a kreativitásodat a valóban fontos feladataidra – e-mailekre válaszolni, számlákat befizetni, felmosni félálomban is lehet!
  • Ha estig halogatod a fontos (vagy kellemetlen) teendőidet, egész nap nyomasztani fognak. Ezzel szemben ha mielőbb sikerül kipipálnod őket, megkönnyebbülsz, egyúttal lendületet is kapsz a további teendőidhez.
  • Ha úgy alakul, hogy kifutsz az időből, és “csak” a három legfontosabb teendőddel végeztél a nap során, már akkor is elmondhatod magadról, hogy a céljaidért dolgoztál egész nap.

A Pomodoro-módszer

Megalkottad tehát a rangsort, kiválasztottad a békákat, már csak el kell kezdeni dolgozni. Ha ismét halogatáson kapnád magad, netán úgy érzed, hogy nincs kedved vagy energiád belekezdeni a feladatba, és a fókuszált munka is épp távol áll tőled, jöhet a Pomodoro-módszer!

Az eredeti verziót Francesco Cirillo találta fel, és a következőképpen hangzik: dolgozz 25 percet, majd pihenj 5 percet. Ismét dolgozz 25 percet, majd ismét pihenj 5 percet… és így tovább. Négy ilyen blokk után jöhet egy hosszabb szünet. Cirillo eredetileg egy klasszikus, paradicsom formájú konyhai időzítőt használt, innen a módszer neve (pomodoro = paradicsom olaszul). Ha nincs konyhai időzítőd, használhatsz vekkert, a telefonod ébresztőjét, és persze léteznek appok is erre a célra. Én személy szerint az egg.timert használom, ami online elérhető.

Pomodoro módszer

A 25 perc munka, 5 perc pihenés nem szentírás. Az alapelv fontos, miszerint az emberi figyelem bizonyos idő elteltével elkalandozik, azaz csökken a hatékonyság, emiatt a szünet nemhogy nem időpazarlás, hanem egyenesen kötelező, ha hatékonyan akarsz dolgozni. Ám mindannyian mások vagyunk. Cirillonak a 25-5 felosztás működött, közismert az 48-12 és az 52-17 felosztás is. Ezeket mind kipróbálhatod, de az a legjobb, ha megtalálod a saját munka-szünet arányod.

Tehát: döntsd el, mivel akarsz foglalkozni (ha a nap elején vagy: válaszd ki az első békát), határozd meg az időtartamot, amíg dolgozni fogsz, indítsd el az órát, és kezdj el dolgozni. Míg tart a pomodoro, addig semmi mással ne foglalkozz, csak az előtted álló feladatra összpontosíts. Ha csipog az óra, pihenj, majd jöhet a következő etap. Ne felejts el bizonyos időközönként hosszabb szünetet tartani.

Néhány tipp, hogy mikor lehet vagy érdemes pomodorózni:

  • dolgozhatsz egész nap pomodorókban – ez esetben akár fel is jegyezheted, mivel telt egy-egy pomodoro, sőt, versenyre is kelhetsz magaddal, hogy vajon hány pomodoro fér bele a napodba
  • előveheted alkalmanként, amikor komoly összpontosításra van szükséged
  • kiváló ellenszer a halogatás ellen – ha sikerül rávenned magad, hogy “csak” 25 percig foglalkozz az előtted álló kellemetlen feladattal, máris rengeteget tudsz haladni, nem beszélve arról, hogy könnyen előfordulhat, hogy elkap a munkakedv, és elmélyedsz a munkában
  • hasznát veheted olyankor is, amikor olyan feladatba kezdesz, amit hajlamos vagy túltolni, netán magától hajlamos arra, hogy elöntse a napod – pl. egy pomodoronyi időt vagyok hajlandó e-mailekkel foglalkozni / facebookozni (sürgős-fontos Q3, Q4!)
  • ha úgy érzed, nincs időd a céljaidra, szakíts ki bár egy pomodorónyi időt rá (Q2!), és máris tettél valamit a hosszabb távú sikereidért.

Az elnök és a béka paradicsomot esznek

Azaz: minden együtt! Ahogy a cikk elején említettem, ez a három módszer remekül kombinálható. Az Eisenhower-mátrix segítségével sorold be a feladataidat fontosság és sürgősség szempontjából. A fontos feladataid közül (Q1-Q2) válaszd ki a három legfontosabbat – ők lesznek a te békáid. Kezdj bele a napba: használd a Pomodoro-technikát, hogy halogatás nélkül, fókuszáltan végezz a legfontosabb teendőiddel!

Képek forrása: 12, 3, 4.

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Kapcsolódás: %s